Rejestr zmian

                                                                                                       Rakszawa, dnia 25 listopada 2022r.

KSG.3052.8.2022 r.

Zapytanie ofertowe

w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości

1. Zamawiający (adres, nr tel, fax, e-mail)

Gmina Rakszawa

37 – 111 Rakszawa 506

NIP 815-16-32-558

tel. 17/22-61-281 fax. 17/22-61-677

www.rakszawa.pl

sekretariat@rakszawa.pl

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Kompleksowa obsługa bankowa gminy wraz z podległymi jednostkami organizacyjnymi Gminy Rakszawa w okresie od 1 stycznia 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku.

Główny przedmiot zamówienia:  

kod CPV-66110000-4 – usługi bankowe

1. Całościowe prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Rakszawa oraz jednostek organizacyjnych gminy:
2. rachunek podstawowy – budżetu Gminy Rakszawa
3. rachunki bieżące i pomocnicze następujących jednostek organizacyjnych gminy:

• Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rakszawie,
• Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół i Przedszkola w Rakszawie,
• Zespół Szkoły Podstawowej i Przedszkola Nr 1 im. Janusza Korczaka w Rakszawie
• Szkoły Podstawowej Nr 2 im. Stefana Mierzwy w Rakszawie
• Szkoły Podstawowej Nr 3 im. Jana Pawła II w Rakszawie,
• Szkoły Podstawowej w Węgliskach,
• Szkoły Podstawowej w Wydrzu,
• Zespół Szkół Tekstylno-Gospodarczych im. Bolesława Żardeckiego w Rakszawie
• Publiczny Żłobek w Rakszawie

Zamawiającym jest Gmina Rakszawa natomiast odbiorcą i płatnikiem za usługi bankowe będą poszczególne jednostki organizacyjne.

2. W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany będzie do:

• Otwarcia 30 rachunków bankowych Gminy i podległych jednostek organizacyjnych (punkt 1 formularza oferty). Są to rachunki bieżące i rachunki pomocnicze. Bank zobowiązany jest do otwarcia innych rachunków, wynikających z przepisów prawa, których konieczność otwarcia zaistnieje w trakcie wykonywania umowy.
• Prowadzenia 30 rachunków bieżących i pomocniczych (punkt 2 formularza oferty).
• Prowadzenie na zlecenie Zamawiającego rachunków wyodrębnionych, pozwalających na prowadzenie środków przeznaczonych na określony cel oraz prowadzenie w tym zakresie rozliczeń pieniężnych.
• Możliwości pracy w elektronicznym systemie w zakresie realizacji zleceń płatniczych.
• Realizacji w formie elektronicznej poleceń przelewu na rachunki w innych bankach (punkt 3 formularza oferty). Przyjęto założenie, że miesięcznie jest to średnio 1000 sztuk przelewów.
• Realizacji w formie elektronicznej poleceń przelewu na rachunki prowadzone w banku zamawiającego (punkt 4 formularza oferty). Przyjęto założenie, że miesięcznie jest to średnio 600 sztuk przelewów.
• Realizacji w formie papierowej poleceń przelewu na rachunki zamawiającego i na rachunki w innych bankach  w wyjątkowych sytuacjach (punkt 5 formularza oferty). Przyjęto około 1000 sztuk przelewów na okres objęty umową.
• Transfer środków finansowych w ciągu jednego dnia.
• Przyjmowania wpłat gotówkowych (punkt 6 formularza oferty).
• Dokonywania wypłat gotówkowych (punkt 7 formularza oferty).
• Realizowania czeków gotówkowych i bezgotówkowych oraz czeków rozrachunkowych.
• Zakładanie lokat terminowych.
• Posiadanie co najmniej 1 punktu kasowego na terenie miejscowości Rakszawa.
• Sporządzanie wyciągów bankowych z ustaleniami salda po każdej zmianie stanu rachunku rozliczeniowego, z tym, że jednym wyciągiem objęte będą wszystkie zmiany dokonane w tym samym dniu.
• Wydawanie wyciągów bankowych w następnym dniu roboczym wyłącznie osobom upoważnionym.
• Wydawanie opinii i zaświadczeń.
• Automatyczne lokowanie środków finansowych znajdujących się na rachunkach bankowych (w tym lokaty typu OVERNIGHT).
• Zagwarantowanie niezmienności warunków w okresie trwania umowy.
• Instalacji i szkolenia w systemie bankowości elektronicznej (punkt 8 formularza oferty). Przyjęto założenie, że system bankowości elektronicznej zostanie  zainstalowany na około 10 stanowiskach.
• Abonament za korzystanie z systemu bankowości elektronicznej (punkt 9 formularza oferty). Zamawiający wymaga, aby bank dokonywał uaktualnienia, konserwacji oraz szkoleń.
• Opłata za wydawanie blankietów czekowych (punkt 10 formularza oferty). Przyjęto założenie, że miesięcznie zrealizowano 10 sztuk czeków.
• Zapewnienie w ramach złożonej oferty systemu bankowości elektronicznej w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo, zgodnie z przepisami prawa w zakresie bankowej obsługi finansowej.

1. Wykonawca zobowiązany jest do nie pobierania opłat:

1. od wpłat gotówkowych, dokonywanych na wszystkie rachunki bankowe Zamawiającego przez osoby fizyczne i prawne oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej, w punktach kasowych, oddziałach i filiach Banku z tytułów wymienionych w art. 4 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2022 roku, poz. 2267),
2. od operacji bezgotówkowych wewnątrz bankowych na rachunkach Zamawiającego,
3. instalacji, doradztwa i eksploatacji systemu bankowości elektronicznej,
4. za wypłatę gotówki do kwoty 40.000,00 zł (zamawiający zastrzega, że wypłata gotówki musi nastąpić w dniu zgłoszenia zapotrzebowania).

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego lokowania wolnych środków w innych bankach.
2. Oprocentowanie środków na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych (punkt 11 formularza oferty). Zamawiający wymaga od wykonawców aby rachunki były oprocentowane według zmiennej stopy procentowej. Oprocentowanie będzie obliczone wg średniej arytmetycznej stawki WIBID 1M za miesiąc poprzedni pomnożonej przez stały wskaźnik wynoszący ……...na następny miesiąc. Wymaga się, aby powyższa formuła naliczania oprocentowania była zawarta w umowie.
3. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu zamówienia obejmuje:

1. za świadczenie wszystkich usług objętych zamówieniem Wykonawca będzie pobierał miesięczną opłatę ryczałtową za prowadzenie rachunków podstawowych zgodnie ze złożoną ofertą z rachunku wskazanego przez Zamawiającego (za prowadzenie rachunków pomocniczych Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat);
2. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych innych opłat i prowizji, w tym również od kontrahentów, za wyjątkiem miesięcznej opłaty ryczałtowej, o której mowa w punkcie a));
3. Wykonawca wkalkuluje w miesięcznej opłacie ryczałtowej koszt świadczenia wszystkich usług wymienionych w opisie przedmiotu zamówienia,
4. miesięczna opłata ryczałtowa będzie wyrażona w wartości brutto i będzie opłatą ostateczną i Wykonawca nie może żądać jej podwyższenia w okresie realizacji zamówienia;
5. Zamawiający nie przewiduje waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy;
6. Miesięczna opłata ryczałtowa będzie pobierana przez Wykonawcę w ciężar wskazanego przez Zamawiającego rachunku ostatniego dnia każdego miesiąca, którego dotyczy;

1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza w przedmiotowym postepowaniu, złożył w terminie do 5 dni od dnia rozstrzygnięcia postępowania projekty umów, które będą uwzględniały wszystkie warunki określone przez Zamawiającego. Zamawiający nie będzie związany przedstawionymi przez Wykonawcę projektami umów i zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian do tych projektów, przed podpisaniem umów w wersji ostatecznej.

III. Warunki realizacji zamówienia

Zamawiający zastrzega:

1. Zamawiający będzie miał możliwość codziennego pobierania i odprowadzania gotówki w dni robocze na dowolne rachunki zamawiającego w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego,
2. że warunkiem przyjęcia oferty jest uruchomienie( po zawarciu umowy) lub posiadanie przez oferenta w miejscowości oddziałów, filii lub punktów obsługi kasowej zapewniającej dokonywanie bankowej obsługi Zamawiającego. Wymagany warunek jest uzasadniony z uwagi na znaczną ilość operacji bankowych dokonywanych codziennie. Dokonywanie operacji finansowych z bankiem mającym siedzibę poza terenem miejscowości lub siedziby prowadziłby do ponoszenia dodatkowych wydatków przez Gminę, a także przez jej mieszkańców wypełniających powinności podatkowe i opłat lokalnych na rzecz swojej Gminy. Zamawiający dopuszcza zorganizowanie oddziału, fili lub punktu banku po podpisaniu umowy w terminie do 20 dni od dnia podpisania umowy.

1. Termin wykonania zamówienia

Zamówienie będzie realizowane w okresie: od 01.01.2023 r. do 31.12.2023 r.

1. Wymagania od Wykonawców

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

• posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

1. Wykaz wymaganych dokumentów
2. Wypełniony formularz oferty.
3. Zezwolenie Prezesa NBP na wykonywanie czynności bankowych lub inne wynikające z prawa Bankowego /kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem/.
4. Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy).

VII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobie oceny ofert.

1. Kryteriami oceny ofert są cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
2. Pierwsza część oceny ofert będzie dotyczyć spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu.
3. Druga część oceny będzie polegać na obliczeniu ceny ofert i obliczeniu innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.
4. Przy ocenie ofert i wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający będzie stosował n/w kryteria:

1. Kryterium ceny podzielone na podkryteria cenowe, o sumie wag procentowych równej 82 %

w tym:

1) Otwarcie rachunku bankowego (zł/ szt)                                                                                      3%

2) Prowadzenie rachunku bankowego ( zł / m-c)                                                                            10%

3) Przelewy w formie elektronicznej na rachunki prowadzone w innych bankach ( zł/szt)           16%

4) Przelewy w formie elektronicznej na rachunki prowadzone w tym samym banku (zł/szt)        15%

5) Przelewy w formie papierowej wewnętrzne i zewnętrzne składane incydentalnie                      2%

   ( zł/za przelew)

6) Prowizje od wpłat gotówkowych ( % od wartości)                                                                    10%

7) Prowizje od wypłat gotówkowych (% od wartości)                                                                   10%

8) System bankowości elektronicznej - instalacja i szkolenie (zł/jednorazowo)                            4%

9) System bankowości elektronicznej - abonament  ( zł/miesięcznie)                                            8%

10) Opłata za wydanie blankietu czekowego (zł/jednorazowo)                                                      4%  

1. Kryterium wysokości oprocentowania środków pieniężnych na rachunkach wg zmiennej stopy procentowej (%)                                              18%

Dla oceny ofert przyjęto skalę punktową 0 -100 pkt

Ad. I W zakresie kryterium „cena” – oferta może otrzymać maksymalnie 82 pkt

Liczba punktów, jaką dana oferta otrzyma za stopień spełnienia poszczególnych podkryteriów cenowych, będzie obliczana w n/w sposób:

Zamawiający przyporządkowuje najkorzystniejszej wartości (najniższa cena) maksymalną ilość punktów zgodnie z przyjętą skalą tj. 100 x waga % danego podkryterium.

Każdej następnej wartości zamawiający przyporządkowuje ilość punktów proporcjonalnie

mniejszą stosując wzór:

         wartość najniższa x 100

X= -------------------------------- x waga procentowa podkryterium

         wartość badana

Jeżeli wykonawca w złożonej ofercie zaproponuje świadczenie którejkolwiek z usług

wymienionych w pkt. 1-10 bezpłatnie - uzyska maksymalną ilość punktów przewidzianych za

najkorzystniejszą cenę tej usługi, pozostali wykonawcy otrzymają 0 punktów.

Ad. II. W zakresie kryterium „oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach ” oferta może uzyskać maksymalnie 18 pkt

Zamawiający przyporządkuje najkorzystniejszej wartości (najwyższe oprocentowanie)

maksymalną ilość punktów zgodnie z przyjętą skalą tj. 100 x waga % kryterium. Każdej następnej wartości zamawiający przyporządkuje ilość punktów proporcjonalnie mniejszą stosując wzór:

           wartość badana x 100

X = ---------------------------------------- x waga % kryterium

           wartość najwyższa

VIII. Osoby uprawnione do kontaktów z Wykonawcami

Agnieszka Frączek-Kluz – Skarbnik Gminy Rakszawa pok. 5a; tel. 17 226 12 81 wew. 49

1. Miejsce i termin złożenia oferty.

Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 2 grudnia 2022r. do godz. 11⁰⁰ w zaklejonej kopercie w siedzibie zamawiającego, tj. w sekretariacie Urzędu Gminy w Rakszawie na parterze.

UWAGA!

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

1. Wybór oferty.

O wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę telefonicznie.

W terminie 5 dni od daty powiadomienia o wyborze oferty wybrany Wykonawca dostarczy zaakceptowaną przez Zamawiającego umowę w celu jej podpisania. Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej oferty jak i zapisy ustalone podczas negocjacji z Zamawiającym.

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.

XII. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków umowy po przedłożeniu ofert przez potencjalnych wykonawców.

Załączniki:

• wzór formularza ofertowego
• zapytanie ofertowe